“Reunionitis”, enfermedad actual de muchas organizaciones. Por Silvia Vales.

-Hoy no pude hacer nada. Estuve todo el día en reunión…
Cuántas veces oímos o dijimos esta frase… Pasar todo un día de reunión en reunión deja la sensación de perder el tiempo. Y hay organizaciones que particularmente abusan de este recurso.
¿Sirven las reuniones o están “demodés”? ¿Para qué sirven?  ¿Por qué hay organizaciones que abusan de esta herramienta? ¿ Se consigue consenso o es una muestra de poder ? ¿Podrían reemplazarse?
Todas las organizaciones utilizan este recurso, aunque no todas abusan de él. Una reunión era la forma en la que en el tipo de organización anterior, del siglo pasado, se comunicaba una decisión, se informaba sobre cambios, se discutía una implementación que incluía la participación de distintos sectores, o se marcaba poder.
En el paradigma de empresa y de trabajo actual, las reuniones no debieran desaparecer, pero su  uso debiera estar más limitado, dado que hay otros medios dentro de la organización para informar y comunicar, mucho más rápidos y efectivos. Muchas empresas están en transición de un paradigma a otro, o bien sus ejecutivos se resisten a aceptar los cambios, por lo que siguen utilizando las reuniones con otros fines no funcionales a las necesidades actuales, aunque crean que sí.
Suelen ser utilizadas para marcar o denegar poder, como en el caso de un Responsable de Sistemas que no es invitado a las reuniones gerenciales, porque de asistir sería una forma de reconocer su condición de Gerente para la empresa.  Su no asistencia, siendo el máximo responsable, ocasiona inconvenientes de todo tipo, ya que Sistemas está prácticamente en todos los procesos de la organización. El “no Gerente” se encuentra sorprendido por temas o acciones a implementar, de las que no fue ni informado ni consultado sobre su viabilidad.
Otras veces, la organización usa la reunión “para cubrirse de futuros reclamos”. Es decir, alguien tomó una decisión que implicaba la participación de recursos de otras áreas. No se consulta, se comunica parcialmente, se convoca a reunión a último momento, con muchas ausencias, pero después, ante cualquier reclamo o imposibilidad, la respuesta es: “Hicimos una reunión para este tema y vos no estuviste, o aceptaste, etc.”.
Se abusa de las reuniones, ya que se las considera el medio más apto para comunicar porque están todos presentes, pero terminan siendo improductivas, frustrantes,  sin un verdadero entendimiento mutuo y sobre todo, una pérdida de tiempo, ya que luego es necesario hacer el trabajo pendiente.
En la empresa emergente del siglo XXI, el uso de las reuniones debiera estar reservado a la búsqueda de consensos para la toma de decisiones y para el desarrollo del llamado “enfoque múltiple”. Para esto, es necesario la escucha activa, el dialogo, y abrirse al registro de emociones propias y del equipo.
Actualmente, las problemáticas que se presentan son tan complicadas que necesitan de un enfoque múltiple, que abarque muchas miradas, que tenga en cuenta la diversidad y que permita construir consenso.
Silvia Vales, Directora de Vales & Asociados.